Utilisez Facture électronique pour créer les factures qui relèvent de la Réforme de la facturation électronique en France.
Cette fonctionnalité permet également de créer les factures B2C et les factures B2B internationales soumises aux obligations d’e-reporting.
Le traitement de la facture lors de l’envoi dépend du type d’opération :
- pour une opération soumise à l’e-invoicing, la facture est transmise au destinataire via le circuit de facturation électronique prévu par la Réforme ;
- pour une opération soumise uniquement à l’e-reporting, les données de la facture sont transmises dans l’écosystème de facturation électronique à des fins de déclaration, mais la facture n’est pas transmise au client via ce circuit.
Dans ce dernier cas, vous devez donc envoyer la facture au client par un autre canal, par exemple en utilisant les fonctionnalités d’envoi disponibles dans le service, comme décrit ci-dessous dans ce guide.
Pour créer et émettre une Facture électronique, vous devez :
- avoir activé l’authentification à deux facteurs sur votre compte Aruba ;
- avoir terminé la procédure de vérification d’identité requise pour utiliser le service de facturation électronique.
Comment remplir la Facture
Connectez-vous à panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe. Si vous avez activé l’authentification à deux facteurs, saisissez également le code OTP.
Sélectionnez Créer une nouvelle> Facture électronique. Si elle n’est pas visible, appuyez sur le menu à trois lignes ≡.
Vous trouverez ci-dessous la liste des champs obligatoires et facultatifs à renseigner avant d’émettre la facture.
Liste des champs à renseigner
Pour remplir la facture, sélectionnez une rubrique pour consulter le guide correspondant :
- Informations du document
- Informations sur le client
- Articles
- Langue du PDF
- Éléments supplémentaires
- Informations sur le paiement
- Récapitulatif de la facture. Vous y trouverez le récapitulatif des montants, calculés automatiquement en fonction des articles ajoutés et des paramètres sélectionnés.
- Notes de bas de page
Lorsque vous avez terminé, vous pouvez sélectionner :
- Envoyer.
- Enregistrer dans les Brouillons.
- Aperçu, pour afficher le document en mode aperçu avant de l'envoyer ou de l'imprimer.
- Imprime, pour imprimer le document ou l'enregistrer au format PDF.
- Annuler.
Envoyer votre Facture électronique
Pour émettre une Facture électronique, sélectionnez Émettre.
Si tous les champs obligatoires ne sont pas remplis, la facture ne peut pas être envoyée et le système indiquera en rouge les champs obligatoires manquants.
Si tous les champs obligatoires ont été remplis, dans la fenêtre qui s'ouvre, appuyez à nouveau sur le bouton Émettre.
L'option "Lors de l'envoi d'une facture, une copie au format PDF sera toujours envoyée à l'adresse fournie" se configure dans le Registre clients lorsque vous enregistrez ou modifiez un client. Deux cas peuvent se présenter en fonction de l'option enregistrée pour le client:
Cas 1 – Option activée
La facture est immédiatement envoyée au client. Vous pouvez créer immédiatement une nouvelle facture avec Créer une nouvelle facture.
Cas 2 – Option désactivée
Il vous est demandé si vous souhaitez envoyer la facture au client. Cliquez sur Envoyer l'e-mail: la fenêtre Envoyer une copie du document s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir jusqu'à trois adresses e-mail. Les champs E-mail sont préremplis si des adresses sont enregistrées pour ce client dans le registre; vous pouvez les modifier. Confirmez en cliquant sur Envoyer.