Pour activer les fonctionnalités de facturation électronique, vérifiez votre identité et confirmez que vous êtes autorisé à agir pour le compte de l’entreprise titulaire du service.
Avant de commencer, configurez l’authentification à deux facteurs (2FA).
Vous pouvez démarrer la procédure :
- à la fin de la configuration initiale du service Facturation életronique ;
- depuis la bannière affichée sur la page d’accueil ;
- depuis la section dédiée dans les paramètres.
Une fois la procédure démarrée, vous disposez de 3 mois pour la terminer. Passé ce délai, vous devrez la recommencer.
Confirmer le représentant légal
Sur la page Confirmer le représentant légal vérifiez les informations affichées dans la section Titulaire du service :
- Dénomination sociale ;
- Type de client ;
- SIREN.
Dans la section Représentant légal:
- saisissez votre Prénom et votre Nom ;
- saisissez votre Date de naissance ;
- sélectionnez Démarrer la vérification.
Le système vérifie dans le registre officiel que la personne indiquée est autorisée à représenter l’entreprise associée au SIREN.
Si le système ne parvient pas à confirmer que vous êtes le représentant légal, vérifiez que votre prénom, votre nom et votre date de naissance sont corrects.
Si les informations sont correctes, sélectionnez Continuer avec la confirmation d’identité.
Suivez les instructions affichées et téléchargez un extrait Kbis récent de la société, indiquant que la personne concernée est un représentant légal ou un mandataire de la société.
Les documents seront examinés par Aruba. À l’issue du contrôle, vous recevrez une communication vous informant du résultat de la vérification.
Si vous souhaitez plutôt vérifier ou modifier les informations saisies, sélectionnez Fermer et revenez à l’écran précédent.
Approbation des documents
Ouvrez, lisez et acceptez le formulaire de demande
Sélectionnez Formulaire de demande. Dans la fenêtre qui s’ouvre :
- vérifiez les informations figurant dans le formulaire ;
- faites défiler le document et lisez son contenu ;
- sélectionnez Accepter.
Si vous souhaitez en conserver une copie, sélectionnez Télécharger le formulaire avant de l’accepter.
Acceptez les clauses
Lisez et acceptez toutes les clauses requises, puis sélectionnez Continuer.
En poursuivant, vous confirmez également avoir pris connaissance de la politique de confidentialité indiquée sur la page.
Identification
Suivez les instructions affichées et accédez au portail de La Poste via L’Identité Numérique pour finaliser la vérification de votre identité.
À la fin de la procédure, revenez sur panel.arubaonesuite.fr pour poursuivre l’activation de la facturation électronique.
Résultat de la vérification d’identité
Si l’identité et les pouvoirs de représentation ont été vérifiés, la procédure de vérification est terminée.
À l’issue de cette procédure, Aruba OneSuite vérifie automatiquement dans l’Annuaire si l’entreprise est déjà associée à une autre Plateforme Agréée.
Si l’entreprise n’est associée à aucune autre plateforme, Aruba prend en charge sa désignation en tant que Plateforme Agréée et procède à la mise à jour de l’Annuaire. Les fonctionnalités de facturation électronique sont activées une fois l’enregistrement confirmé. À la fin de la procédure, vous recevrez un e-mail.
Si l’entreprise est déjà associée à une autre Plateforme Agréée, Aruba lance la procédure de transfert vers Aruba OneSuite. Les fonctionnalités de facturation électronique restent désactivées jusqu’à la fin de la portabilité. Pour plus d’informations, consultez le guide sur la portabilité vers Aruba depuis une autre Plateforme Agréée.
Vérification en cours
Si la vérification de l’identité est terminée, mais que celle des pouvoirs de représentation est toujours en cours, ne recommencez pas la procédure.
Revenez sur panel.arubaonesuite.fr et attendez le résultat du contrôle. Vous recevrez une communication lorsque la vérification sera terminée.
Pendant ce temps, les fonctionnalités de facturation électronique restent désactivées, mais vous pouvez continuer à utiliser les autres fonctionnalités du service.
Si vous ne parvenez pas à terminer la procédure de vérification
Selon le problème rencontré, vous pouvez effectuer une nouvelle tentative ou il peut être nécessaire de fournir des documents ou de contacter l’assistance Aruba.
Service temporairement indisponible
Si le service utilisé pour vérifier l’identité ou les pouvoirs de représentation est temporairement indisponible, attendez puis sélectionnez Retry pour réessayer.
Les fonctionnalités de facturation électronique restent désactivées jusqu’à la fin de la vérification.
Session d’identification expirée
Si la session a expiré ou n’est plus valide, sélectionnez Retry et recommencez la vérification de l’identité.
Informations insuffisantes
Si les informations fournies par le service d’identification ne sont pas suffisantes pour terminer la vérification, sélectionnez Retry.
Si le problème persiste, contactez l’assistance Aruba.
Erreur technique
Si une erreur technique se produit pendant la procédure de vérification, sélectionnez Retry pour effectuer une nouvelle tentative.
Si l’erreur se reproduit, contactez l’assistance Aruba. Si un code d’erreur s’affiche sur la page, communiquez-le à l’assistance.
Pouvoirs de représentation non vérifiés
S’il n’a pas été possible de confirmer que vous êtes autorisé à représenter l’entreprise, suivez les instructions affichées sur la page.
Selon le résultat, vous pourrez :
- effectuer une nouvelle tentative ;
- télécharger les documents demandés ;
- contacter l’assistance Aruba.
Documents supplémentaires requis
Si des documents supplémentaires sont demandés, vérifiez les informations de l’entreprise et du représentant légal, puis téléchargez le document indiqué sur la page.
Les documents seront examinés afin de terminer la vérification. Après les avoir envoyés, ne recommencez pas la procédure : vous recevrez une communication à l’issue du contrôle.
Si les documents sont approuvés, Aruba OneSuite vérifie dans l’Annuaire si l’entreprise est déjà associée à une autre Plateforme Agréée et poursuit l’enregistrement ou la portabilité, selon le résultat de la vérification.
Si les documents ne sont pas approuvés, suivez les instructions figurant dans la bannière de la page d’accueil et contactez l’assistance Aruba.
SIREN introuvable
Si le SIREN n’est pas trouvé dans le registre officiel :
- vérifiez que les informations de l’entreprise sont correctes ;
- téléchargez le document demandé pour confirmer l’enregistrement de l’entreprise ;
- attendez le résultat du contrôle.
Si vous ne pouvez pas corriger les informations ou fournir les documents demandés, contactez l’assistance Aruba.
Échec de l’enregistrement dans l’Annuaire
Si l’enregistrement dans l’Annuaire n’aboutit pas, les fonctionnalités de facturation électronique restent désactivées.
Suivez les instructions figurant dans la bannière de la page d’accueil et contactez l’assistance Aruba.