Suggestions de remplissage
Pour afficher les suggestions lors du remplissage des champs, activez la fonction correspondante:
- connectez-vous à panel.arubaonesuite.fr avec nom d’utilisateur et mot de passe;
- allez dans paramètres ⚙ > Création de factures;
- sélectionnez Suggestions de remplissage automatique;
- cliquez sur Enregistrer pour confirmer.
Le système mettra en évidence en rouge les éventuelles erreurs qui doivent être corrigées.
Comment ajouter un nouveau client
Connectez-vous au panneau panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe et allez à Registre > Clients.
Sélectionnez + Ajouter nouveau. La fenêtre Ajouter un nouveau client s'ouvre pour vous permettre de saisir les données du client. Vous devez d'abord sélectionner votre client parmi les options suivantes:
- Société/Professionnel indépendant.
- Personne physique.
- Secteur public.
Les champs affichés changent en fonction de votre sélection.
Code de contact
Champ facultatif, remplissez-le pour attribuer au client un code unique afin de le retrouver facilement lorsque vous créez une facture.Données du registre
Pays: conservez France si le client est français. Si le client est étranger, allez sur ˅ et développez le menu, puis choisissez son pays. Dans ce cas, à la place de Siren, vous verrez Numéro de TVA.
Indiquez le Siren ou le Numéro fiscal du client.
Lorsque vous ajoutez un nouveau client, après avoir saisi le Siren, le système effectue une vérification:
- si le client est déjà enregistré dans Registre, vous pouvez modifier l'enregistrement existant, sans en créer un nouveau. Si vous décidez d'ignorer la suggestion, vous pouvez poursuivre l'enregistrement.
- si le numéro Siren est français, la raison sociale et l'adresse du siège social sont récupérées à partir de la liste des contribuables avec numéro de Siren et remplies automatiquement; si vous ignorez la suggestion ou si aucun résultat n'est disponible, vous pouvez remplir ces champs manuellement.
Allez sur ˅ et développez le menu, choisissez s'il s'agit du Nom de la société ou du Nom Prénom et saisissez les données requises dans les champs suivants.
Numéro EORI
Champ facultatif, il s'agit du numéro d'enregistrement et d'identification des opérateurs économiques unique dans toute l'Union européenne, attribué par l'autorité douanière à une société ou à une personne physique pour l'importation et l'exportation de marchandises.Coordonnées
Le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail de vos clients sont facultatifs. Si vous les saisissez, sélectionnez l'option: Lors de l'envoi d'une facture, une copie au format PDF sera toujours envoyée à l'adresse fournie.
Ainsi, lorsque vous envoyez une facture, nous enverrons une copie au format PDF à l'adresse indiquée. Vérifiez que les adresses e-mail que vous avez indiquées sont correctes. Vous pouvez en saisir trois.
Informations complémentaires
Dans cette section, vous pouvez indiquer le mode de paiement, la banque et la devise, qui seront visibles sur les factures créées pour ce client dans les champs Paiement – Banque.
Vous pouvez également spécifier la langue dans laquelle les documents PDF seront créés à l'aide de l'option Langue du PDF et indiquer le Lieu de livraison (bons de livraison uniquement) si vous avez acheté le pack supplémentaire Documents commerciaux. Ainsi, chaque fois qu'un client spécifique est sélectionné lors de la création d'une facture ou d'un autre document, la langue des fichiers PDF et la destination du transport seront automatiquement définies.
Cliquez sur Enregistrer en bas de l'écran pour terminer.
Comment importer une liste de clients depuis un fichier
Le panneau de Facturation vous permet d'importer vos clients en masse via des fichiers CSV, XLS ou XLSX.
Connectez-vous au panneau panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe et allez à Registre > Clients.
Dans cette rubrique du panneau, vous trouverez le bouton Importer les clients. En cliquant dessus, vous ouvrirez une fenêtre qui vous permettra de télécharger un document à la fois. Nous vous recommandons de télécharger un modèle et de vous baser sur celui-ci pour créer votre fichier. Cela simplifie considérablement la saisie des données. La première ligne de la feuille doit comporter au moins les en-têtes de colonne suivants:
- Type: Société/Professionnel indépendant, Personne physique ou Secteur public.
- SIREN / Numéro de TVA.
- NIR / Numéro fiscal.
- Prénom.
- Nom de famille.
- Nom de l'entreprise.
- Pays.
- Numéro EORI.
- Code Postal.
La taille maximale est de 5 Mo et vous pouvez ajouter jusqu'à 400 contacts par téléchargement.
Une fois le fichier téléchargé, le système vous demandera d'associer les champs de votre feuille à ceux du système. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Continuer.
À l'étape suivante, la conformité formelle des données saisies est vérifiée. Vous pouvez corriger les éventuelles erreurs signalées par le système dans les champs obligatoires. Si vous ne le faites pas, ces clients seront exclus de l'importation. Si vous ne corrigez pas les erreurs dans les champs supplémentaires, le client sera tout de même importé, mais sans ces informations, que vous pourrez ajouter ultérieurement.
Ajouter le client lorsque vous créez la facture ou tout autre document
Si vous le souhaitez, vous pouvez enregistrer le client dans le Registre lorsque vous créez votre facture. Il vous suffit d'aller dans Ajouter un nouveau client dans Recherche rapide de clients.
La fenêtre Ajouter un nouveau client s'ouvre toujours et vous pouvez saisir toutes les données selon les modalités indiquées ci-dessus.
Au bas de la fenêtre, vous voyez Enregistrer dans le registre déjà sélectionné. Laissez cette option sélectionnée et cliquez sur Enregistrer et ajouter le contact au registre, afin que ce client soit également enregistré dans le Registre.
Comment modifier un client enregistré dans le Registre
Connectez-vous au panneau panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe et allez à Registre > Clients.
Accédez au menu à trois points ⋯ correspondant au client et, parmi les actions qui s'affichent, sélectionnez Modifier.
Le même écran que celui utilisé pour ajouter un client s'ouvre. Vous pouvez modifier toutes les entrées.
Pour supprimer un client, cliquez sur Supprimer. Vous devez confirmer l’opération.
Comment afficher les clients et personnaliser les colonnes
Connectez-vous au panneau panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe et allez à Registre > Clients.
En haut à droite, avant la liste, vous trouverez le bouton Affichage en colonnes, qui vous permet de personnaliser les colonnes à afficher dans le tableau.
En ajoutant ou en supprimant des colonnes, vous pouvez affiner votre recherche en triant ou en filtrant les résultats en fonction des données qui vous intéressent.