Dans Paramètres, vous pouvez configurer les réglages généraux d’Aruba OneSuite, les préférences relatives à la création des factures, les données de facturation, la personnalisation des documents et les notifications.
Connectez-vous à panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe. Si vous avez activé l’authentification à deux facteurs, saisissez également le code OTP.
Accédez à Paramètres ⚙.
La page Paramètres regroupe les réglages du service dans les sections suivantes :
- Général, pour gérer les préférences générales du panneau, la langue, les contacts et d’autres réglages ;
- Création de factures, pour configurer les paramètres utilisés lors de la création des factures et des documents ;
- Profil de facturation, pour gérer les données de l’Émetteur et le Régime fiscal ;
- Compte et sécurité, pour consulter les informations relatives au service et accéder à la gestion du compte ;
- Personnalisation, pour configurer l’apparence des PDF ;
- Notifications et rappels, pour configurer les notifications et les rappels.
Vous trouverez ci-dessous les réglages disponibles dans chaque section.
Général
Préférences de sécurité
Dans cette section, vous pouvez activer un contrôle de sécurité qui vous avertit lorsqu’une nouvelle banque est ajoutée ou lorsque le code IBAN d’une banque enregistrée dans le panneau est modifié. Vous recevrez un code de vérification par e-mail pour confirmer la modification.
Pour activer le contrôle, sélectionnez Actif. Pour le désactiver, sélectionnez Inactif.
Gestion des documents
Définissez les préférences par défaut pour les devis.
Préférences en matière de cookies
Dans cette section, vous pouvez configurer vos préférences relatives aux cookies dans le panneau de facturation et consulter la politique en matière de cookies.
Gestion des contacts
Dans cette section, vous pouvez définir les préférences relatives à la gestion du registre des clients et des fournisseurs.
Sélectionnez Créez automatiquement des fiches fournisseurs lors de la réception des premières factures, puis Enregistrer.
Langue
Dans cette section, vous pouvez définir la langue préférée en sélectionnant Français, langue définie par défaut, ou Anglais.
Création de factures
Formatage des documents
Dans cette section, vous pouvez créer, modifier et gérer les formats des documents, ainsi que modifier les formats définis par défaut.
Pour créer un nouveau format de document, sélectionnez + Ajouter nouveau, puis choisissez le type de facture, le Type de document et le Type de client. Indiquez ensuite le Format de numérotation, la description et l’année, puis renseignez les différentes sections selon vos besoins. Enfin, sélectionnez Enregistrer.
Pour modifier un format de document existant, ouvrez le menu ⋯ dans la colonne Action, puis sélectionnez Modifier.
Pour supprimer un format de document existant, ouvrez le menu ⋯ dans la colonne Action, puis sélectionnez Supprimer.
Les options Modifier et Supprimer ne sont pas disponibles pour les formats de document déjà utilisés.
Pour modifier les formats par défaut attribués à certains documents, sélectionnez Modifier les valeurs par défaut, puis ouvrez l’onglet concerné, Facture électronique ou Facture commerciale. Sélectionnez ensuite le type de secteur et le type de format.
Prix brut/net
Dans cette section, vous pouvez choisir d’afficher les prix nets, option définie par défaut, ou les prix bruts sur les factures.
Suggestions de remplissage automatique
Dans cette section, vous pouvez activer ou désactiver les suggestions de remplissage automatique des champs.
Déplacez le sélecteur pour modifier le réglage.
Pénalités pour retard de paiement
Vous pouvez définir les conditions à appliquer en cas de paiement après l’échéance. Les réglages enregistrés seront proposés par défaut lors de la création de nouvelles factures.
Dans le menu déroulant Taux de pénalité, choisissez le critère à utiliser pour déterminer le taux de pénalité :
- 3 fois le taux, pour appliquer un taux égal à trois fois le taux d’intérêt légal ;
- BCE + 10 pt, pour appliquer le taux de la Banque centrale européenne majoré de 10 points de pourcentage ;
- Personnalisée, pour définir un taux personnalisé.
Si vous choisissez Personnalisée, saisissez le taux à appliquer dans le champ qui s’affiche.
Activez Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement pour prévoir également l’indemnité forfaitaire de 40 euros correspondant aux frais de recouvrement.
Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder les réglages.
Les conditions configurées s’appliquent uniquement aux nouvelles factures et ne modifient pas les factures déjà créées. Avant l’envoi, vérifiez toujours que les valeurs figurant sur la facture sont adaptées à la relation commerciale et aux conditions convenues avec le client.
Activation de la facturation électronique
Vous pouvez vérifier si la facturation électronique est activée sur votre compte.
La page affiche l’état du service :
- Activé, si la facturation électronique est active ;
- Désactivé, si la facturation électronique n’est pas active. Consultez le guide pour effectuer la procédure de vérification sur Aruba OneSuite, puis suivez les étapes indiquées.
Pour que la facturation électronique reste active, la vérification en deux étapes doit également rester activée. Si vous désactivez la vérification en deux étapes, le service de facturation électronique est désactivé.
Profil de facturation
Dans Profil de facturation, vous pouvez gérer les données de l’entité qui émet les factures et configurer le régime fiscal applicable à votre activité.
Émetteur
Dans Émetteur, vous pouvez consulter et mettre à jour les informations commerciales et fiscales, les adresses et les coordonnées de l’entité qui émet les factures.
Ces données sont renseignées lors de la configuration initiale et sont utilisées dans les documents créés avec le service.
Pour connaître les champs disponibles et savoir comment les modifier, consultez le guide expliquant comment gérer les données de l’Émetteur.
Régime fiscal
Dans Régime fiscal, vous pouvez configurer le régime fiscal applicable à votre activité. Le régime sélectionné est utilisé pour déterminer la fréquence et les échéances de l’e-reporting.
Consultez le guide pour connaître les options disponibles et savoir comment configurer ou modifier le régime fiscal.
Compte et sécurité
Compte
Sélectionnez Gérer le compte pour accéder à l’Espace client et gérer les données du compte ainsi que les paramètres de sécurité.
Données du bénéficiaire du service
Vous pouvez consulter le pays, le SIREN et le nom de l’entreprise associés au service.
Personalisation
Dans Personnalisation, vous pouvez définir l’apparence du PDF des factures et des autres documents créés avec le service en configurant des éléments tels que le logo, les couleurs, les polices, l’en-tête et le pied de page.
Pour connaître toutes les options disponibles et savoir comment les configurer, consultez le guide expliquant comment personnaliser le PDF des factures et des documents.
Notifications et rappels
Notifications par e-mail
Dans le champ Adresse e-mail, saisissez l’adresse complète à laquelle vous souhaitez recevoir les notifications.
Vous pouvez activer l’une des options suivantes ou les deux :
- Notifications de transmission de factures, pour recevoir les notifications relatives à la transmission des factures ;
- Notifications de réception de factures, pour recevoir une notification lorsqu’une facture est reçue.
Vérifiez que l’adresse e-mail saisie est correcte, puis sélectionnez Continuer pour enregistrer les réglages et poursuivre.
Notifications de l’agenda
Dans Notifications de l'agenda, vous pouvez configurer les rappels relatifs aux événements figurant dans l’agenda.
Dans le champ E-mail, saisissez l’adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les rappels.
Pour chaque type d’événement, vous pouvez :
- activer ou désactiver les Rappels ;
- choisir dans Nombre de rappels le nombre de rappels à recevoir ;
- indiquer dans Premier rappel combien de temps avant l’événement vous souhaitez recevoir le premier rappel ;
- configurer également le Deuxième rappel si vous avez prévu plusieurs rappels.
Répétez la configuration pour les types d’événements qui vous intéressent, puis sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder les réglages.