Comment créer une Facture pro forma

Comment remplir une Facture pro forma

Comment remplir une Facture pro forma

Connectez-vous au panneau panel.arubaonesuite.fr avec Nom d'utilisateur tel que 12345678@aruba.it et Mot de passe et choisissez Créer une nouvelle > Facture pro forma. Si elle n’est pas visible, appuyez sur le menu à trois lignes ≡.
 
Vous trouverez ci-dessous la liste des champs obligatoires et facultatifs à remplir avant d'émettre la facture:

Informations du document

• Type de client (obligatoire). Dans le menu déroulant, indiquez si la Facture pro forma est destinée à un secteur privé ou à un secteur public.
• Format du document (obligatoire). Il n'est pas modifiable, pour la commande d'achat, ce sera toujours PFI.
• N° séquentiel (obligatoire). Pour garantir une numérotation continue et unique des factures, suivez le guide dédié.
• Date du document (obligatoire). Vous pouvez régler la date du jour. Allez sur l'icône du calendrier si vous souhaitez modifier la date.
• Lieu d'émission (facultatif). Champ prérempli avec les données saisies dans le menu paramètres ⚙ > Profil de facturation > Émetteur > Ville, modifiable.
• Date/période (obligatoire). Indique la date ou la période d'exécution du service.
• Date de référence de la facture (obligatoire). Il peut s'agir d'une date précise ou d'une période pendant laquelle la livraison des marchandises, la prestation des services ou la réception du paiement ont lieu. Sélectionnez Date exacte ou Période dans le menu déroulant.

Informations sur le client (obligatoire)

• Recherche rapide de clients. Recherchez un client en saisissant, même partiellement, le code client ou le nom dans la barre de recherche. Consultez la liste des 100 premiers clients correspondant aux données saisies, puis sélectionnez celui qui vous intéresse.
• Sélectionner un client. La fenêtre Sélectionner le client s'ouvre et vous trouverez dans la liste les clients que vous avez enregistrés dans le registre. Faites défiler les pages pour rechercher le client ou saisissez, même partiellement, le code ou la Description dans la barre de recherche en haut, puis appuyez sur Sélectionner pour le choisir.
• Ajouter un nouveau client. Saisissez les informations demandées pour enregistrer le client. Au bas de la fenêtre, vous voyez Enregistrer dans le registre déjà sélectionné. Laissez cette option sélectionnée et cliquez sur Enregistrer et ajouter le contact au registre, afin que ce client soit également enregistré dans le Registre. 

Une fois le client ajouté, vous pouvez:

• Modifier la Langue du PDF.
• Modifier le client.
• Désélectionner le client, pour en enregistrer un autre.

Articles (obligatoire)

Les prix des produits que vous avez saisis sur la facture sont HT ou TTC, selon ce que vous avez choisi dans les paramètres du panneau.
Déplacez le sélecteur pour modifier le choix pour cette facture uniquement, la modification est appliquée à toutes les lignes de la facture.
 
Pour ajouter un article:

• remplissez, même partiellement, les champs Code ou Description. Consultez la liste des produits déjà enregistrés dans le registre correspondant aux données saisies, sélectionnez le produit souhaité.
• sinon, cliquez sur Ajouter des articles. Pour plus de détails, consultez le guide pour ajouter et modifier des produits.

Champs de la ligne article (une ligne pour chaque article)

• N°, numéro de la ligne; défini de manière automatique. Vous pouvez modifier l'ordre par glisser-déposer.
• Code, identifie le produit afin de le rechercher plus facilement.
• Description, identifie le produit afin de le rechercher plus facilement.
• Quantité, pour saisir le nombre d'unités/pièces du même article.
• Prix unitaire (TTC), visible uniquement lorsque Prix nets est sélectionné dans Articles. Indique le prix par article.
• Remise, champ facultatif. Vous pouvez saisir le pourcentage de remise pour chaque article.
• Montant (TTC), visible uniquement lorsque Prix nets est sélectionné dans Articles. Indique le prix avec la remise appliquée.
• Code TVA appliqué à l’article. Valeur par défaut sélectionnée dans Paramètres. Allez sur ˅, ouvrez le menu déroulant et choisissez un autre type de document parmi ceux disponibles.

Dans la colonne Action, vous pouvez effectuer les opérations suivantes:

• Modifier, pour modifier certaines ou toutes les informations de l’article.
• Dupliquer, pour répliquer la ligne.
• Supprimer, pour supprimer la ligne.

Activer ou désactiver les éléments supplémentaires

• Pièces jointes, ajoutez une ou plusieurs pièces jointes à ce document.
• Notes, ajoutez une ou plusieurs notes à ce document.
• Remise, ajouter une remise au montant total du document.

Informations sur le paiement

Vous pouvez voir les données de paiement déjà remplies après avoir sélectionné le client ou le fournisseur, si vous avez rempli les données supplémentaires (mode de paiement, conditions de paiement et banque) dans le registre de ce client ou fournisseur.
 
Vous pouvez modifier:

• Paiement, allez sur ˅ pour ouvrir le menu déroulant, dans la liste vous trouverez les modes de paiement enregistrés dans le registre.
• Mode de paiement, vous pouvez choisir un mode de paiement différent pour chaque versement.
• Échéance, pour en définir une autre, utilisez l'icône calendrier.
• Montant, le montant du versement, saisissez-le dans le champ pour le remplacer. Le système calcule la répartition des versements en fonction du montant net à payer. Si, après la modification du montant, le total des versements ne correspond plus au montant net à payer, vous pouvez choisir de répartir la différence entre les versements ou de la répartir. Dans ce cas, choisissez les versements sur lesquels l'insérer.
• État du versement, allez sur ˅, ouvrez le menu déroulant et sélectionnez: Non réglé, Réglé et la Date de règlement ou bien Partiellement réglé.
• Pénalité, vous trouverez la valeur par défaut sélectionnée dans Paramètres. Allez sur ˅, développez le menu déroulant et choisissez un autre Taux de pénalité parmi ceux disponibles.
• Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, Sélectionnez cette option pour appliquer une indemnité fixe de 40 en cas de retard de paiement.
• Banque. Si le champ est actif (il ne concerne pas les paiements en espèces ou par carte bancaire), cliquez sur ˅ pour développer le menu déroulant. Dans la liste, vous trouverez les banques enregistrées dans le registre.

Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer et terminer.

Récapitulatif de la facture

Vous trouverez le récapitulatif des montants, calculés automatiquement en fonction des articles ajoutés et des paramètres sélectionnés.

Notes de bas de page

Vous pouvez insérer une note de bas de page dans la facture ou le document que vous créez ou modifier la note prédéfinie que vous avez enregistrée dans paramètres ⚙ > Personnalisation uniquement pour cette facture ou ce document. 

Cliquez sur Modifier. Saisissez le contenu de la note dans le formulaire texte qui s'affiche, indiquez si elle doit être visible Uniquement sur la dernière page du PDF ou sur toutes les pages du PDF, puis cliquez sur Enregistrer la note de bas de page pour terminer.

Les notes sont reportées dans la copie PDF des factures et des documents.

Enregistrer et envoyer la Facture pro forma

Pour envoyer la commande, sélectionnez l'option Enregistrer et envoyer visible sous les notes. La fenêtre Envoyer une copie du document s'ouvre, dans laquelle vous pouvez saisir jusqu'à trois adresses e-mail. À la fin, cliquez sur Envoyer.