Suggerimenti di compilazione
Per visualizzare i suggerimenti durante la compilazione dei campi attiva la relativa funzione:
- accedi a panel.arubaonesuite.fr con username e password;
- vai su impostazioni ⚙ > Création de factures;
- seleziona Suggestions de remplissage automatique;
- vai su Enregistrer per confermare.
Il sistema evidenzierà in rosso eventuali errori che richiedono correzione.
Come inserire un nuovo cliente
Entra nel pannello panel.arubaonesuite.fr con Nom d'utilisateur del tipo 12345678@aruba.it e Mot de passe e vai su Registre > Clients.
Scegli + Ajouter nouveau. Si apre la finestra Ajouter un nouveau client dove inserire i dati dei clienti. Dovrai prima selezionare chi è il tuo cliente tra:
- Société/Professionnel indépendant
- Personne physique
- Secteur public
I campi che vedi cambiano in base a ciò che selezioni.
Code de contact
Campo facultatif, compilalo per attribuire al cliente un codice univoco così da cercarlo facilmente quando crei una fattura.
Données du registre
Pays: mantieni France se il cliente è francese. Se il cliente è straniero, vai su ˅ ed espandi il menu, quindi scegli la sua nazione. In questo caso, al posto di Siren vedrai Numéro de TVA.
Indica la Siren o il Numéro fiscal del cliente.
Inserendo un nuovo cliente, dopo aver digitato il Siren, il sistema esegue una verifica:
- se il cliente risulta già censito in Registre, puoi modificare il record esistente, evitando di crearne uno nuovo. Se decidi di ignorare il suggerimento puoi proseguire con la registrazione.
- se il Siren è francese, ragione sociale e indirizzo della sede legale vengono recuperati dall’elenco dei contribuenti con Siren e compilati automaticamente; se ignori il suggerimento o non sono disponibili risultati, potrai compilare quei campi manualmente.
Vai su ˅ ed espandi il menu, scegli se si tratta di Nom de la société o Nom Prénom e nei successivi campi inserisci i dati richiesti.
Numéro EORI
Campo facultatif, è il numero di registrazione e identificazione degli operatori economici univoco in tutta l’Unione Europea, assegnato dall’autorità doganale a una società o a una persona fisica per l’importazione e l’esportazione di beni.
Coordonnées
Il numero di telefono o l’email dei tuoi clienti sono opzionali.
Se li inserisci, seleziona l’opzione: Lors de l'envoi d'une facture, une copie au format PDF sera toujours envoyée à l'adresse fournie.
In questo modo, quando invii una fattura, invieremo una copia cortesia in formato PDF all'indirizzo indicato. Controlla che l’email che hai indicato siano corrette, puoi inserirne tre.
Informations complémentaires
In questa sezione è possibile indicare il metodo di pagamento, la banca e la valuta, che saranno visibili sulle fatture create per questo cliente nei campi Paiement – Banque.
È anche possibile specificare la lingua in cui verranno creati i documenti PDF utilizzando l'opzione Langue du PDF e inserire Lieu de livraison (bons de livraison uniquement) se hai acquistato il pacchetto aggiuntivo Documenti commerciali. In questo modo, ogni volta che viene selezionato un cliente specifico durante la creazione di una fattura o di un altro documento, la lingua per i file PDF e la destinazione del trasporto verranno impostati automaticamente.
Vai su Enregistrer in fondo alla schermata per concludere.
Come importare un elenco di clienti da un file
Il pannello di Fatturazione ti consente di importare i tuoi clienti in modo massivo tramite file CSV, XLS oppure XLSX.
Entra nel pannello panel.arubaonesuite.fr con Nom d'utilisateur del tipo 12345678@aruba.it e Mot de passe e vai su Registre > Clients.
Da questa sezione del pannello, infatti, hai il pulsante Importer les clients, se lo premi si apre una schermata che ti consente di caricare un documento per volta. Ti consigliamo di scaricare un modello di esempio e basarti su quello per la creazione del tuo file. Questa operazione semplifica molto l'inserimento dei dati. La prima riga del foglio deve avere almeno queste intestazioni di colonna:
- Type: Société/Professionnel indépendant, Personne physique o Secteur public.
- SIREN / Numéro de TVA.
- NIR / Numéro fiscal.
- Prénom.
- Nom de famille.
- Nom de l'entreprise.
- Pays.
- Numéro EORI.
- Code Postal.
Hai un limite di dimensione di 5MB e puoi inserire un massimo 400 contatti per singolo upload.
Quando avrai caricato il file, il sistema ti chiederà di associare i campi del tuo foglio con quelli di sistema. Quando hai finito premi Continuer.
Nello step successivo avviene il controllo della correttezza formale dei dati inseriti, puoi correggere eventuali errori che il sistema ti segnala nei campi obbligatori. Se non lo fai quei clienti saranno esclusi dall'importazione. Se non correggi gli errori nei campi aggiuntivi, il cliente sarà importato ugualmente, ma senza quelle informazioni, che potrai integrare in seguito.
Aggiungi il cliente mentre crei la fattura oppure l'atro documento
Se vuoi, puoi salvare il cliente su Registre mentre crei la tua fattura. Ti basta andare su Ajouter un nouveau client in Recherche rapide de clients.
Si apre sempre la finestra Ajouter un nouveau client e puoi inserire tutti i dati nelle modalità che ti abbiamo indicato sopra.
In fondo alla finestra vedi Enregistrer dans le registre già selezionato. Lascia selezionata l’opzione e premi Enregistrer et ajouter le contact au registre, così questo cliente sarà salvato anche su Registre.
Come modificare un cliente censito in Registre
Entra nel pannello panel.arubaonesuite.fr con Nom d'utilisateur del tipo 12345678@aruba.it e Mot de passe e vai su Registre > Clients.
Vai sul menu a tre pallini ⋯ in corrispondenza del cliente e dalle azioni che compaiono scegli Modifier.
Si apre la stessa schermata utilizzata per aggiungere un cliente. Si possono cambiare tutte le voci.
Per eliminare un cliente, scegli Supprimer. Devi confermare l’operazione.
Come visualizzare i clienti e personalizzare le colonne
Entra nel pannello panel.arubaonesuite.fr con Nom d'utilisateur del tipo 12345678@aruba.it e Mot de passe e vai su Registre > Clients.
In alto a destra, prima dell'elenco, hai il pulsante Affichege en collonbes, che ti permette di personalizzare le colonne da visualizzare nella tabella.
Aggiungendo o rimuovendo colonne puoi rendere più precisa la tua ricerca ordinando o filtrando i risultati in base ai dati che ti interessano.